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Comunicación efectiva con universidades durante el coronavirus

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Desarrollar habilidades de comunicación es clave para el juego de herramientas de cualquier estudiante, especialmente cuando se comunica con una universidad. Nuestra guía te ayudará a través de algunas de las mejores prácticas y te indicará lo que definitivamente debes evitar hacer.


Las cosas han cambiado bastante rápido y drásticamente para muchos de nosotros. Nos estamos acostumbrando a una nueva normalidad y estamos buscando las mejores maneras de mantener el rumbo y ser productivos. Cuando se trata de prepararse y perseguir tus ambiciones académicas, es posible que sea necesario realizar algunos pequeños ajustes, incluida la forma en que te comunicas con la universidad que elijas.

Esto no significa que no podrá cumplir sus sueños de estudio y obtener la información que necesita. Simplemente significa que es posible que necesite pulir y desarrollar nuevas formas de comunicación, que también se pueden aplicar a otras áreas de su vida. Tenemos algunos consejos y orientación sobre la mejor manera de abordar la comunicación en línea con las universidades.

Netiquette

En primer lugar, es importante recordar que cuando se comunica en línea, es importante cumplir con un conjunto de convenciones y un código de conducta. La palabra "netiquette" se deriva de la combinación de "red" y "etiqueta". Se utiliza para describir un estándar de comportamiento esperado al interactuar en línea, un "hacer" y "no hacer" si lo desea. Netiquette te alienta a asegurarte de recordar que te estás comunicando con otra persona, a pesar de la naturaleza virtual del contacto, mediada por un teclado y una pantalla.

Una regla general a tener en cuenta es que es mejor tratar de mantener los mismos estándares que usarías al comunicarse con alguien en persona. Esto incluye ser cortés, respetar sus puntos de vista, abstenerse del abuso y valorar el tiempo. Uno de los principales pecados de la comunicación en línea es el envío de spam, que consiste en enviar múltiples mensajes en un corto período de tiempo a una persona o grupo. Puede ser tentador hacerlo si no has recibido la respuesta que esperabas. Sin embargo, también aumentarán las posibilidades de que no recibas ninguna respuesta, ya que las personas serán reacias a comunicarse contigo.

Es importante tener en cuenta que la forma en que te comunicas con tus amigos y familiares será diferente a cómo debes comunicarte profesionalmente con una universidad. El uso de abreviaturas de mensajes de texto y emojis puede no cumplir con la respuesta deseada de un oficial de admisiones o representante de la institución. Además, intenta y asegúrate de haber corregido tu comunicación antes del envío para que no haya errores ortográficos.

Siempre debes tratar de mantener sus emociones negativas bajo control, incluso en el caso de que experimentes una frustración significativa. Tienes derecho a ser asertivo, pero ser abusivo o enojado no conducirá a un resultado productivo.

Asegúrate de respetar la privacidad de las personas y la confidencialidad de la comunicación. Por ejemplo, si no estás satisfecho con una respuesta que has recibido o piensas que es graciosa, publicarla o compartirla con otros no es correcto. Es útil ponerse en la posición de otras personas y evaluar cómo se sentiría con el mismo nivel de exposición. Inevitablemente, todos podemos estar a la altura de los estándares esperados de netiquette, desde una gramática y ortografía deficientes hasta un error de información inexacta. Todos somos humanos. Lo que no debemos olvidar es que hay que comprender y perdonar algunos errores en el camino, reaccionar con indignación, agresión, arrogancia o ira no nos permitirá progresar.
 


Sé claro y conciso

No se puede exagerar lo importante que es poder transmitir lo que quieres y necesitas con la mayor claridad posible. Antes de comunicarte con una universidad, siempre es recomendable investigar y sintetizar tu objetivo clave. Por ejemplo, ¿estás buscando aclaratorias sobre los requisitos de ingreso o deseas información sobre un curso en particular? En algunos casos, esta información ya puede estar disponible en el sitio web de la universidad y, por lo tanto, tomar un poco de tiempo para buscar puede pagar dividendos.

Nunca tengas la expectativa de que otros deberían realizar investigaciones por ti. Demuestra que te has tomado el tiempo de leer un tema y comprender los hechos. Si te pones en contacto con alguien para que te ayude a demostrar que has tomado la iniciativa de encontrar una solución, esto funcionará a tu favor.

La brevedad y ser sucinto siempre es aconsejable, tanto en el idioma que usas como en la duración de su comunicación. Lo que puede ayudar es escribir las preguntas principales que tienes antes de comenzar un borrador. Estas se pueden incorporar al asunto, en caso de que envíes un correo electrónico. Esto permitirá a la persona que lee la comunicación determinar al instante lo que estás buscando.

Evita incluir demasiada información en la comunicación, como múltiples preguntas o una introducción elaborada. Un breve saludo y una presentación estarán bien, antes de entrar en detalles de lo que te gustaría descubrir. Recuerda que no tiene que incluir archivos adjuntos como CV, certificados de grado o ejemplos de su trabajo a menos que se te solicite explícitamente que lo hagas. Si lo haces, puedes distraerse del objetivo principal que estás tratando de lograr.

Si respondes a un correo electrónico o una comunicación que recibió de una institución, se aplicarán las mismas pautas que se detallan anteriormente. También deberás leer la correspondencia con mucho cuidado para ver qué se requiere y cuál es la mejor manera de responder. Una forma de mantener tu comunicación clara, concisa y al punto es incorporar viñetas o listas, que pueden actuar como mensajes útiles.
 


Desarrolla el tono correcto

El tono lo es todo. ¿Cuál es el tono que usas para tus preguntas? Es la forma en que usa palabras para transmitir quién eres y cómo te diriges al destinatario de tu mensaje. Desarrollar el tono correcto en línea puede ser un desafío, ya que en persona usamos gestos y voces para acompañar nuestras palabras. El tono afecta la forma en que un destinatario de un mensaje puede reaccionar o responder. El uso de la gramática y la puntuación es absolutamente esencial para disminuir la posibilidad de que alguien malinterprete tus palabras.

Debes intentar mantener un tono constante durante toda tu comunicación. Debes ser cortés, informativo, profesional y positivo. Esto permitirá al lector construir una imagen positiva de ti y podrá estar más convencido de ayudarte.

Puedes sentirte tentado a recurrir a los emoticones para transmitir tus sentimientos, pero esto generalmente debe evitarse en la comunicación profesional, ya que denota una familiaridad excesiva y puede interpretarse como impertinente. Esta regla puede cambiar ligeramente si con el tiempo has establecido una relación con la persona con la que te estás comunicando, sin embargo, es mejor no ser demasiado informal con su tono.

Otro peligro potencial es usar texto en negrita y mayúscula para resaltar un punto. Esto se interpreta como agresivo o de confrontación. A esto se agrega el uso de texto colorido y fuentes elaboradas como una forma de enfatizar el tono. Mantente dentro de lo clásico y simple y dejarás una impresión duradera. Ser cortés y respetuoso con tu tono realmente ayuda a construir una conexión y demuestra que reconoces a la persona con quien te estás conectando.

Proporciona la información correcta

Como con cualquier forma de comunicación, transmitir información con precisión es muy importante. Antes de escribir tu correo electrónico o publicación, puede ser útil reunir una lista de los puntos clave que cubrirán y la información que necesitas para cada uno. Quizás este sea un código de curso o un puntaje de prueba específico. La inclusión de información crítica facilitará la respuesta de la persona que se ocupa de tu consulta. Esto incluye el uso de plataformas y herramientas de aprendizaje en línea.

Trata de evitar ser vago o general en la forma en que escribes, en lugar de adoptar un enfoque directo e instructivo. Si necesita agregar un archivo adjunto a un correo electrónico, asegúrate de mencionarlo para que la persona que lee, lo revise. Es un error muy fácil olvidar adjuntar algo crítico. Elimina las conjeturas de la correspondencia y asegúrate de incluir los bits esenciales de información que la persona puedas necesitar, como un número de referencia o un número de estudiante.


Usa diferentes canales

Es probable que tengas la opción de comunicarte con una universidad por varios canales. La elección de qué canal usar debe estar informada idealmente por lo que estás tratando de lograr y dónde es más probable que tengas éxito.

Una herramienta principal para la comunicación formal y oficial suele ser el correo electrónico. Este canal te brinda la oportunidad de comunicarte con un servicio individual o universitario específico y la posibilidad de incluir información clave. Quizás te preguntes cuándo el correo electrónico es la mejor herramienta de comunicación para usar y hay algunos puntos generales que te compartimos para responder esa inquietud:
 

  • Si la persona con la que estás tratando de comunicarte está muy ocupada o es difícil de contactar
  • La naturaleza de tu solicitud no es urgente
  • Cuando necesitas enviar documentos
  • Te estás comunicando con más de una persona simultáneamente
  • Deseas tener un registro de la correspondencia. Útil para la comunicación oficial.


El correo electrónico puede no ser la opción correcta si tienes un problema particularmente complicado que se resolvería mejor por teléfono o en persona. Tampoco es ideal compartir información altamente confidencial. Esto último también aplica con las redes sociales.

Si tienes una consulta o pregunta rápida, los canales de redes sociales pueden ser tu mejor opción. A menudo hay representantes y personal estudiantil que monitorean las discusiones, publicaciones y mensajes que están dispuestos a ayudar. Lo mismo aplica para foros y tableros de mensajes.

Cuando uses las redes sociales, recuerda que ser claro y conciso es absolutamente crítico. Además, debes intentar asegurarte de que tu perfil de redes sociales se ajuste a la imagen que deseas retratar. Participar en discusiones, eventos y comentarios puede ser de gran utilidad si decides postularte a la universidad. Conocerás sus actividades y su perfil, y algunos oficiales de admisión tomarán tu interacción en las redes sociales como una indicación de tu idoneidad como estudiante.

Los mejores consejos para escribir
 

Aquí están nuestros mejores consejos para hacerlo bien:

  • Mantén tus líneas de asunto en el tema, sé específico y usa palabras clave
  • Usa un tono constante y profesional
  • Siempre demuestra cortesía común
  • Piensa en el destinatario de tu comunicación.
  • BLOQ MAYÚS no es tu amigo
  • Revisa gramática y ortografía
  • No utilices abreviaturas de mensajes de texto
  • Investiga e incluye la información relevante
  • Intenta ser corto y simple


Ahora puedes estar seguro de que cuando te comuniques con una universidad estarás listo.